Organizując konferencję nie da się uniknąć drobnych błędów, ale dobrze planując całe przedsięwzięcie można uniknąć tych najpowszechniejszych. O czym trzeba pamiętać organizując konferencję?
Check lista dla konferencji
Organizacja konferencji nie jest łatwa. Jednak łatwiej jest kiedy już znamy profil wydarzenia i mamy listę gości, ponieważ pod to możemy układać dalsze plany.
Należy zacząć od ustalenia budżetu i harmonogramu. Jeśli do wyznaczonej daty konferencji jest dużo czasu warto podzielić sobie prace tak, aby wykonywać je sukcesywnie. Gdy czas nagli warto nadać sprawom priorytety i zacząć od najważniejszych.
Mając budżet i listę gości można już zacząć szukać sali, która pomieści odpowiednią ilość gości. Warto też zamówić odpowiednio wcześnie sprzęt, który będzie potrzebny na przykład nagłośnienie, jeśli sala takiego nie ma w standardzie. Potrzebny będzie też fotograf oraz osoba prowadząca wydarzenie. Nie można zapomnieć też o cateringu.
Dlaczego catering to ważna kwestia?
Obecnie zamówienie cateringu nie jest takie proste jakby się wydawało. Po pierwsze trzeba znaleźć firmę, która rozumie nasze potrzeby, naszą wizję i wie jak przygotować catering pod konkretną konferencję. Przykładowo inaczej organizuje się bufet na spotkanie profesorów, a inaczej na zlot blogerek urodowych. Choćby takie drobne detale jak ustawienie stołów będą miały znaczenie.
Jeszcze ważniejsze jest to, co na stołach zostanie podane. Dzisiaj zamawiając catering należy pamiętać o tym, że wśród uczestników konferencji będą osoby, które są: weganami, wegetarianami, mają nietolerancje pokarmowe, alergie pokarmowe czy chorują na celiakię. Dla tych wszystkich osób trzeba przygotować dania, które każda osoba będzie mogła zjeść. A to oznacza poszerzenie wyboru i dopilnowanie, aby faktycznie każdy uczestnik konferencji mógł coś przekąsić w trakcie jej trwania.
Dlatego warto postawić na catering, ponieważ otrzymamy catering na wysokim poziomie, ale też dopasowany do samego charakteru konferencji czy zróżnicowanych potrzeb jej uczestników.
